Prioritäten setzen mit Eisenhower

Der US-General und spätere Präsident Dwight D. Eisenhower galt als ein Meister des Zeitmanagements. Er schien mühelos alles zur rechten Zeit zu erledigen. Sein Erfolgsrezept: Er unterschied sehr genau zwischen dringlichen und wichtigen Aufgaben.

Eisenhower konzentrierte sich kompromisslos auf die Aufgaben, die für seinen Erfolg wichtig waren. Dadurch unterschied er sich von den meisten Menschen. Denn die meisten stürzen sich zuerst auf jene Aufgaben und Entscheidungen, die besonders dringlich zu sein scheinen. Dringliche Aufgaben kommen meistens von außen: Termine, die uns andere setzen. Todos, die uns andere aufbürden. Fragen, die uns andere stellen. Eisenhowers Geheimnis bestand darin, sich diesem äußeren Druck nicht zu beugen. Er bewahrte sich seine Unabhängigkeit und entschied nach eigenen Maßstäben, worauf er seine Aufmerksamkeit richtete.

Dazu pflegte er seine Aufgaben zu ordnen. Er unterschied sie nach zwei Kriterien: Sind sie wichtig oder weniger wichtig? Sind sie dringlich oder weniger dringlich? So gelangte er zu vier Kategorien von Aufgaben:

1. Aufgaben, die weder wichtig sind noch dringlich
Für Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, hätte Ihnen Eisenhower folgenden Rat gegeben: Wegschmeißen! Ignorieren Sie sie einfach. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie nie wieder damit belästigt werden. Wenn irgendjemand will, dass Sie sich trotzdem mit dieser Sache beschäftigen, soll er sich wieder melden.

2. Aufgaben, die dringlich sind, aber nicht wichtig
Todos dieses Kalibers ließ Eisenhower andere erledigen. Mit anderen Worten: Er delegierte solche Tätigkeiten oder Entscheidungen an seine Mitarbeiter. Das entlastete ihn und motivierte sein Team. Das können Sie auch. Sie müssen sich nicht um alles selbst kümmern. Vielleicht machen Sie einem freien Mitarbeiter oder einem Volontär sogar eine Freude, wenn Sie ihn bitten, Sie bei einer dringlichen Besprechung zu vertreten oder kurzfristig eine Pressekonferenz für Sie wahrzunehmen. Beachten Sie aber, dass Sie niemanden über- oder unterfordern. Delegieren bedeutet nicht, dass andere für Sie die Kohlen aus dem Feuer holen oder die Drecksarbeit erledigen.

3. Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringlich
Dieser Kategorie widmete Eisenhower die meiste Aufmerksamkeit. Denn in diesem Feld finden Sie die strategischen Entscheidungen und die Aufgaben, deren Erledigung Sie Ihren persönlichen Zielen näher bringt. Wann haben Sie Zeit, sich diesen Aufgaben mit der nötigen Ruhe und Energie zu widmen? Reservieren Sie feste und ausreichend große Zeitfenster dafür. Überlegen Sie, wen oder was Sie brauchen, um diesen Aufgabe optimal gerecht zu werden.

4. Aufgaben, die dringlich sind und wichtig
Falls Ihnen eine solche Aufgabe auf den Tisch kommt, gibt es nur eins: Erledigen! Sofort! Wenn Sie das Eisenhower-Modell für Ihr Selbstmanagement nutzen, werden solche Aufgaben immer seltener. Denn dann erledigen Sie wichtige Aufgaben, bevor sie dringlich werden. (siehe Kategorie 3!)

Steffen Sommer, Stuttgart im März 2011

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